★ 4,4 Trustpilot ★ 4,6 Google 30+ klanten
No cure, no pay+31 6 26 97 34 01
Documentbeheer Automatisering
Automatiseer het classificeren, opslaan en terugvinden van al uw bedrijfsdocumenten. Van facturen en contracten tot certificaten en correspondentie — altijd de juiste versie binnen handbereik.
Wij bouwen intelligente documentbeheersystemen die uw papierberg digitaliseren en organiseren. AI-gedreven classificatie, OCR-extractie en slimme workflows zorgen ervoor dat elk document automatisch op de juiste plek belandt en altijd vindbaar is.
Mogelijkheden
Van papieren post tot digitaal archief — onze oplossingen automatiseren uw volledige documentketen.
Documenten worden automatisch geclassificeerd op type, afdeling en urgentie via AI. Facturen, contracten, offertes en correspondentie worden herkend en gerouteerd zonder menselijke tussenkomst.
Gescande documenten en PDF's worden via OCR leesbaar gemaakt. Sleutelvelden zoals bedragen, datums, namen en referentienummers worden automatisch geëxtraheerd.
Volledige versiegeschiedenis van elk document met wie wat wanneer heeft gewijzigd. Automatische versiebeheer bij bewerkingen en goedkeuringen.
Automatische retentieregels op basis van documenttype en wetgeving. AVG-compliant met automatische anonimisering en vernietiging na de wettelijke bewaartermijn.
Procesresultaat
Concrete resultaten die onze klanten ervaren na het automatiseren van hun documentbeheer.
Elk document vindbaar in seconden via zoeken op inhoud of metadata
Volledige digitalisering van papieren archief
Automatische naleving van bewaartermijnen en privacywetgeving
Geen versieconflicten meer door centraal documentbeheer
Veilige toegangscontrole per gebruiker, afdeling en documenttype
Naadloze integratie met bestaande bedrijfsapplicaties
Use cases
Hoe bedrijven hun documentprocessen transformeren met onze automatiseringsoplossingen.
Binnenkomende facturen (papier, e-mail, PDF) worden automatisch gescand, geclassificeerd en de relevante velden geëxtraheerd. Directe doorroutering naar de juiste goedkeurder.
Alle contracten centraal opgeslagen met automatische signalering bij naderende verloopdatums, opzegperiodes en herzieningsmomenten. Nooit meer een contract missen.
HR-documenten zoals arbeidsovereenkomsten, beoordelingen en certificaten worden automatisch geclassificeerd en aan het juiste medewerkerdossier gekoppeld.
Technische handleidingen, veiligheidscertificaten en keuringsrapporten worden beheerd met automatisch versiebeheer en goedkeuringsworkflows conform ISO-normen.
Onze Aanpak
Van analyse tot een volledig geautomatiseerd documentbeheersysteem
Documentbeheerplan met classificatieschema en migratiepad
Technisch ontwerp met documentarchitectuur en workflows
Werkend documentbeheersysteem met gemigreerd archief
Continu leerend documentbeheersysteem met stijgende nauwkeurigheid
FAQ
Antwoorden op veelgestelde vragen over documentbeheer automatisering.
Ja, onze OCR-technologie kan naast gedrukte tekst ook handgeschreven notities herkennen. De nauwkeurigheid hangt af van de leesbaarheid, maar ligt doorgaans boven de 85% voor gestructureerde handschriften.
Documenten worden versleuteld opgeslagen (AES-256) met role-based access control. Alle toegang wordt gelogd in een onwijzigbare audit trail. Hosting is mogelijk op Nederlandse servers voor AVG-compliance.
Absoluut. Onze oplossing integreert naadloos met SharePoint, Google Drive, OneDrive en andere opslagplatformen. U kunt uw bestaande opslagstructuur behouden terwijl we er intelligentie aan toevoegen.
Wij configureren automatische retentieregels per documenttype conform de wettelijke bewaartermijnen. Na afloop wordt u genotificeerd en kunnen documenten automatisch of na goedkeuring worden vernietigd.
Aanpak
We brengen de processen, systemen en quick wins in kaart en geven concreet aan wat zinvol is om te automatiseren.
Gerelateerde oplossingen
Vervolgpagina's voor vergelijkbare processen en passende diensten.