Direct Sicily – Van spreadsheets naar een professionele availability list in 30 seconden
Hoe een Mediterrane plantendistributeur hun volledige catalogus en exportproces digitaliseerde
Direct Sicily importeert Mediterrane planten vanuit Sicilië en distribueert ze aan klanten door heel Nederland en Europa. Elke week moet er een geactualiseerde beschikbaarheidslijst naar klanten – met foto's, prijzen en specificaties van honderden planten. Dat proces kostte uren aan handmatig werk in Excel, was foutgevoelig, en zag er nooit helemaal professioneel uit. Ze hadden een systeem nodig dat alles centraliseerde en met één druk op de knop een gebrande export genereerde.
Resultaten
97%
Tijdsbesparing per export
Van 2-4 uur handmatig werk naar minder dan 30 seconden voor een professionele beschikbaarheidslijst met foto's
100%
Foutenreductie financieel
Automatische validatie van BTW-nummers en IBAN-nummers voorkomt fouten bij data-invoer
8
Europese BTW-landen
Automatische BTW-berekening voor NL, IT, DE, FR, ES, BE, AT en CH per catalogus-item
<1 min
Export generatietijd
Professioneel gebrande PDF of Excel met productfoto's, prijzen en bedrijfslogo
🎯De Uitdaging
- •Wekelijkse beschikbaarheidslijst samenstellen kostte 2-4 uur handmatig werk in Excel – foto's invoegen, prijzen bijwerken, opmaak controleren
- •Productcatalogus versnipperd over meerdere spreadsheets – geen centraal overzicht van voorraad, prijzen en specificaties
- •Multi-land BTW-administratie (NL, IT, DE, FR, ES, BE, AT, CH) handmatig bijhouden – foutgevoelig en tijdrovend bij intra-EU handel
- •Klant- en leveranciersgegevens (BTW-nummers, IBAN, commissiepercentages, verzendadressen) verspreid over losse documenten
- •Geen gestructureerde validatie van financiële gegevens – fouten in BTW-nummers of IBAN-nummers werden pas laat ontdekt
💡Onze Oplossing
- One-click PDF- en Excel-export: professionele beschikbaarheidslijsten met bedrijfsbranding, productfoto's en prijzen – gegenereerd in minder dan 30 seconden
- Centraal productbeheersysteem met SKU's, prijzen in EUR, plantspecifieke velden (hoogte, breedte, potmaat) en beschikbaarheidsstatus
- Geautomatiseerde multi-land BTW-berekening voor 8 Europese landen, direct gekoppeld aan elk product in de catalogus
- Bedrijvenmodule voor klanten, leveranciers, transporteurs en juridische entiteiten – inclusief commissiebeheer per relatie
- Ingebouwde validatie voor Europese BTW-nummers en IBAN-nummers bij data-invoer: fouten worden direct afgevangen, niet pas bij facturatie
- Image management met Supabase Storage: productfoto's uploaden en automatisch embedden in PDF- en Excel-exports
- Dashboard met real-time statistieken: totaal producten, beschikbaar, niet-beschikbaar – in één oogopslag
Direct Sicily: van Excel-chaos naar één centraal bedrijfsdashboard
Direct Sicily importeert en distribueert Mediterrane planten – zoals olijfbomen, citrusbomen en palmen – vanuit Sicilië naar klanten in Nederland en de rest van Europa. Wekelijks moeten zij een actuele beschikbaarheidslijst delen met honderden producten, elk met foto, afmetingen, potmaat, prijs en BTW-informatie.
Het probleem: handwerk in Excel
De oude werkwijze was volledig handmatig:
- Productgegevens werden in Excel bijgewerkt
- Foto's werden los ingevoegd
- Prijzen en BTW werden handmatig aangepast
- Opmaak en volledigheid moesten telkens opnieuw worden gecontroleerd
Dit kostte wekelijks 2–4 uur en was foutgevoelig: verkeerde BTW, ontbrekende foto's, inconsistentie in opmaak.
De oplossing: een maatwerk bedrijfsdashboard
We hebben een centraal dashboard ontwikkeld dat drie kernprocessen samenbrengt: productbeheer, bedrijvenbeheer en professionele exports.
1. Productcatalogus met plantspecifieke velden
Elk product heeft nu een eigen record met:
- Standaardvelden: SKU, prijs, beschrijving
- Plantspecifieke velden: hoogte (cm), breedte (cm), potmaat, beschikbaarheidsstatus
- Productfoto's: opgeslagen in Supabase Storage en direct bruikbaar voor exports
Hiermee is de hele catalogus centraal, gestructureerd en klaar voor automatische output.
2. Bedrijvenbeheer met multi-type support
Direct Sicily werkt met meerdere typen relaties:
- Klanten
- Leveranciers
- Transporteurs
- Eigen juridische entiteiten (DS Netherlands B.V. en Dem Sicilia)
Per bedrijf worden alle relevante gegevens gestructureerd opgeslagen: factuur- en verzendadressen, BTW-nummers, IBAN-gegevens en commissiepercentages voor zowel klant- als leverancierszijde. Elke entiteit krijgt automatisch een unieke identificatiecode op basis van ID en landcode.
3. Multi-land BTW-administratie
Als importeur binnen de EU is correcte BTW-afhandeling cruciaal. Het systeem ondersteunt BTW-tarieven voor 8 Europese landen: Nederland, Italië, Duitsland, Frankrijk, Spanje, België, Oostenrijk en Zwitserland. Per catalogus-item worden de landspecifieke tarieven vastgelegd, zodat exports en prijsberekeningen altijd kloppen – zonder handmatig opzoekwerk.
4. One-click PDF- en Excel-export
De kernfeature van het systeem: met één klik genereert Direct Sicily een professionele Weekly Availability List als PDF of Excel. De export bevat:
- Bedrijfsbranding: Direct Sicily-logo en contactgegevens
- Productfoto's: automatisch geresized via Sharp voor optimale bestandsgrootte
- Volledige productdetails: naam, SKU, afmetingen, potmaat, prijs
- Professionele opmaak: consistent en klaar om naar klanten te versturen
Wat eerder 2–4 uur kostte, is nu klaar in minder dan 30 seconden.
5. Image management
Productfoto's worden centraal beheerd via Supabase Storage. Bij het uploaden worden afbeeldingen automatisch geoptimaliseerd met Sharp en opgeslagen in een dedicated bucket. Vanuit de catalogus zijn ze direct beschikbaar voor zowel het dashboard als de PDF- en Excel-exports – geen handmatig kopiëren of invoegen meer.
6. Ingebouwde validatie
Het systeem valideert financiële gegevens direct bij invoer:
- Europese BTW-nummers worden gecontroleerd op geldig formaat per land
- IBAN-nummers worden gevalideerd volgens de internationale standaard
- Verplichte velden worden afgedwongen via Zod-schema's
Fouten worden afgevangen voordat ze in het systeem terechtkomen – niet pas bij facturatie of export.
7. Dashboard met real-time overzicht
Het hoofddashboard geeft Direct Sicily in één oogopslag inzicht in hun catalogus: totaal aantal producten, hoeveel beschikbaar, hoeveel niet-beschikbaar. Zo weten ze altijd precies wat de status is van hun assortiment, zonder door spreadsheets te hoeven scrollen.
Het resultaat
Direct Sicily heeft nu een systeem dat hun wekelijkse werkproces fundamenteel heeft veranderd. De beschikbaarheidslijst die voorheen uren kostte, wordt nu in seconden gegenereerd – professioneel, consistent en foutloos. De gecentraliseerde catalogus en bedrijvenadministratie elimineren de versnippering over losse spreadsheets en documenten. En de ingebouwde validatie zorgt ervoor dat financiële gegevens altijd kloppen, van BTW-nummer tot IBAN.