Cargomate – Van Handmatige Processen naar Geautomatiseerde Efficiëntie
Cargomate is een toonaangevende expediteur gespecialiseerd in internationale lucht en zeevracht op gebied van e-commerce. Het bedrijf stond voor de uitdaging om handmatige, tijdrovende processen te transformeren naar een efficiënte, foutloze en schaalbare operatie. Door samen te werken met ons heeft Cargomate aanzienlijke verbeteringen gerealiseerd in hun operationele processen.
Resultaten
80%
Tijdsbesparing
Tijdsbesparing: Op administratieve taken door automatisering van repetitieve processen.
99%
Nauwkeurigheid
nauwkeurigheid: In documentverwerking, wat fouten en vertragingen minimaliseerde.
+45%
Klanttevredenheid
Snelle onboarding en realtime zendingupdates verhoogden de tevredenheid.
+60%
Meer zendingen
Mogelijkheid om het aantal zendingen te verhogen zonder extra personeel.
🎯De Uitdaging
Cargomate kampte met meerdere structurele knelpunten in hun logistieke proces die groei en efficiëntie in de weg stonden.
Onboarding & Registratie
- Handmatige klantverificatie: Medewerkers controleerden handmatig EORI-, BTW- en KvK-nummers, wat tijdrovend en foutgevoelig was.
- Papieren documentatie: Formulieren zoals de Directe Vertegenwoordigingsverklaring werden handmatig ingevuld en fysiek ondertekend, wat leidde tot fouten en vertraging.
Boekings & Inklaringsproces
- Verouderde werkwijze: Boekingen en inklaringsinformatie werden bijgehouden in gedeelde spreadsheets zonder standaardstructuur.
- E-mailchaos: Belangrijke informatie kwam binnen via verschillende e-mailketens, zonder centrale verwerking of overzicht.
- Inconsistentie in data: Klant- en zendinggegevens werden op verschillende manieren aangeleverd, wat zorgde voor dubbele invoer en fouten.
Updates & Tracking
- Gebrek aan transparantie: Klanten hadden geen realtime inzicht in hun zendingen.
- Geen automatische communicatie: Updates over vertragingen of statusveranderingen moesten handmatig gedeeld worden, wat leidde tot vertragingen en verhoogde werkdruk op het supportteam.
💡Onze Oplossing
Ons team implementeerde een reeks AI-gestuurde automatiseringen:
Onboarding & Registratie
- Automatische verificaties: Integratie met externe databases voor EORI-, BTW- en KvK-controles.
- Digitale documentgeneratie: Automatisch opstellen en digitaal ondertekenen van noodzakelijke formulieren.
- Systeemintegratie: Naadloze koppeling met bestaande CRM- en ERP-systemen.
Boekings- & Inklaringsproces
- Gebruiksvriendelijk portaal: Vervanging van spreadsheets door een intuïtieve interface.
- AI Email Agent: Automatische verwerking van inkomende e-mails en extractie van relevante gegevens.
- Documentherkenning: AI-gestuurde herkenning en verwerking van documenten zoals vrachtbrieven en facturen.
- Gestandaardiseerde gegevensverzameling: Uniforme methodiek voor het vastleggen van klant- en zendinginformatie.
- AI HS Code Finder: Deze tool leest productomschrijvingen automatisch uit en koppelt ze aan de juiste douanecodes (HS-codes).
Updates & Tracking
- Automatische e-mailnotificaties: Klanten ontvangen updates bij vertragingen of belangrijke mijlpalen.
- Live tracking: Realtime inzicht in zendingen via API-integratie met trackingdiensten.
Gebruikte Technologieën
"Dankzij de automatiseringen kunnen we ons nu richten op strategische groei en klantrelaties, in plaats van op repetitieve administratieve taken."
Skah van Bijnen
Founder